Uitleg

Hieronder staan de stappen om de tool in gebruik te nemen.

Wil je graag dat wij het (technisch) voor je instellen? Dat doen we graag voor je!
Wat doen we dan?

  • Connectoren toevoegen
  • Appconnector maken
  • Connector gebruiker toevoegen en afdoende autoriseren
  • Type pagina toevoegen en activeren in InSite
  • Knop maken zodat gebruikers naar de pagina kunnen
Wil je dat wij dit voor je doen? Neem dan contact op met connect@simplex.nl (kosten 1 uur consultancytarief per applicatie, vraag naar de voorwaarden)
Let op: het inrichten van looncomponenten hoort hier niet bij. Heb je daarbij hulp nodig? Laat het dan weten, onze payroll specialisten van Simplex kunnen je daarbij helpen!

Stap 1 | Getconnectoren importeren
  • Download hier de getconnectoren, en pak deze uit op je pc.
  • Ga naar AFAS Online
  • Ga naar Algemeen / Uitvoer / Beheer / GetConnector
  • Klik op actieknop 4. Importeren
  • Selecteer de getconnectoren die je net hebt gedownload
  • Klik op Voltooien om te importeren
Stap 2 | Appconnector aanmaken
  • Ga naar AFAS Online
  • Ga naar Algemeen / Beheer / Autorisatietool
  • Voeg een nieuwe systeemgebruiker toe met deze code: 87183.connect
  • Voeg de gebruiker toe aan een gebruikersgroep
  • Zorg ervoor dat de gebruiker of gebruikersgroep rechten heeft op de medewerkers (Algemeen / Beheer / Autorisatie tool, gebruiker opzoeken, tabblad autorisatie, HRM / Medewerker / Medewerker (MSS) / Filters / HRM-medewerkers)
  • Ga naar Algemeen / Beheer / App connector
  • Klik op Nieuw, geef de appconnector een naam, en geef een gebruikersgroep aan (kies de gebruikersgroep waaraan je 87183.connect hebt toegevoegd)
  • Klik op Voltooien om de appconnector aan te maken
  • Je komt nu in het eigenschappenscherm van de appconnector
  • Vink het vinkveld 'geblokkeerd' uit
  • Ga naar het tabblad 'GetConnectoren'
  • Voeg de getconnectoren die je net geïmporteerd hebt toe
  • Ga naar tabblad 'UpdateConnectoren'
  • Voeg de updateconnectoren 'Loonmutatie' (HrCompMut) en 'Loonmutatie (unieke sleutel)' (HrCompMutGUID) toe
  • Ga naar tabblad 'Gebruikerstokens'
  • Maak een nieuw gebruikerstoken aan voor de gebruiker 87183.connect
  • Bewaar het gegenereerde token in Kladblok of Word
Stap 3 | Integratiepagina aanmaken
  • Ga naar AFAS Online
  • Ga naar Algemeen / In & OutSite / Type pagina
  • Klik op actieknop 2. Nieuw type integratie
  • Geef het type een Omschrijving en Omschrijving meervoud (bijvoorbeeld: Lunch)
  • Bewaar de Publieke en Geheime integratiesleutel in Kladblok of Word
  • Ga naar Algemeen / In & OutSite / Site
  • Dubbelklik op de site waar je de applicatie wilt toevoegen
  • Ga naar tabblad 'Typen pagina'
  • Zoek in de lijst de Omschrijving hoe je het type integratiepagina hebt genoemd, en zet het vinkje erachter aan
  • Klik op OK om de wijzigingen op te slaan
Stap 4 | Integratiepagina toevoegen aan InSite
  • Ga naar je Insite waar je de applicatie wilt toevoegen (let op: als je deze al open had voordat je de functionaliteit hierboven hebt toegevoegd kan het zijn dat je opnieuw moet inloggen voordat je geautoriseerd bent
  • Klik rechtsbovenin op je naam en klik op Sitebeheer
  • Klik op de balk bovenin op 'Nieuw' en dan 'Pagina'
  • Kies bij 'Type pagina' het type wat je net aangemaakt hebt, geef deze een omschrijving, en klik op volgende
  • Kopieer en plak bij Integratie url de volgende url (zonder quotes): 'https://simplexconnect.nl/dagboeken/dagboeken'
  • Klik op volgende als je nog extra zaken wilt aanvullen, en druk dan op Toevoegen
  • Klik bovenin op 'Concept publiceren'
  • Je kunt nu alvast ergens op InSite een knop naar deze pagina toevoegen
  • Als je ook een overzichtspagina wilt toevoegen, voeg dan op dezelfde manier een pagina toe aan hetzelfde type pagina met deze url: 'https://simplexconnect.nl/dagboeken/dagboekenoverviewpage'
  • Zorg ervoor dat je de nieuwste GetConnectoren hebt geïmporteerd als je de overzichtspagina wilt gebruiken! (zie stap 1)
  • Ga naar AFAS Online
  • Ga naar Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit
  • Klik op Nieuw, en kies voor 'Gebaseerd op lege functionaliteit'
  • Vul een omschrijving in wat voor type pagina het is (bijvoorbeeld Lunch), en zet Autorisatieniveau op 'I' (Toegang voor ingelogde gebruikers)
  • Klik op Voltooien. Je komt nu in de eigenschappen van de functionaliteit.
  • Ga naar tabblad 'Pagina's', en klik op 'Nieuw'
  • Zoek nu de pagina die je net in InSite hebt aangemaakt op, en voeg deze toe
  • Klik op OK om de eigenschappen af te sluiten
Stap 5 | Applicatie aanmaken
  • Je hebt nu de inrichting in AFAS gedaan, het wordt tijd om de tool aan te maken
  • Zorg dat je ingelogd bent via deze website
  • Klik bovenin het menu op Inloggen als je een account hebt, of op registreren als je nog geen account hebt
  • Als je bent ingelogd klik je bovenin het menu op Applicaties
  • Klik nu op 'Nieuwe maken'
  • Vul de gegevens in
  • Bij Naam mag je de applicatie een naam geven, zodat je die goed kan herkennen
  • Je kunt hier bij Titel en Beschrijving zelf invullen wat de medewerkers zien als ze de tool gebruiken
  • Vul bij 'Token' het token in wat je gegenereerd hebt bij de appconnector in AFAS
  • Vul bij Publieke en Geheime integratiesleutel de sleutels in die je zag bij het aanmaken van het type integratiepagina
  • Vul bij Aantal/bedrag het aantal bedrag in wat je wilt boeken. Als je looncomponent de berekening zelf doet, zet je hier 1 in. Als je looncomponent een bedrag nodig heeft vul je hier het bedrag in.
  • Vul bij looncomponent het looncomponent in waarnaar de tool moet boeken, overleg dit met je salarisadministrateur
  • Vul bij Dagen van tevoren boeken een getal in. Als je wilt dat medewerkers op de dag zelf kunnen boeken vul je hier 0 in. Als je wilt dat ze 1 dag vantevoren boeken vul je hier 1 in. Als je wilt dat ze voor een week terug moeten kunnen boeken, vul dan -7 in.
  • Vul bij Tijd waarvoor geboekt moet zijn een tijd in. Als je bijvoorbeeld wilt dat gebruikers op dezelfde dag kunnen boeken, maar wel voor 11:00u, vul je bij Dagen van tevoren boeken een 0, en bij Tijd waarvoor geboekt moet zijn 11:00.
  • Als het vinkje 'Houd rekening met einddatum urenregistratie van het salarisverwerkingplan' aan staat, vergelijkt de tool de geboekte datum met de 'Einddatum urenregistratie' die is ingesteld op het salarisverwerkingsplan. Valt de geboekte datum na de 'Einddatum urenregistratie', dan wordt de mutatie geboekt in de volgende periode.
  • Bij 'Aantal salarisverwerkingsplannen opschuiven' kan je aangeven of een boeking in een volgende periode moet vallen. Als voorbeeld: je wilt dat thuiswerkvergoedingen pas een maand later worden uitbetaald. Dan zet je hier een 1 neer. Als je dan boekt op 01-09-2021, dan wordt de mutatie geboekt (en dus uitbetaald) in periode 10.
  • Vul het aantal medewerkers in waarvoor je een licentie hebt bij AFAS.
  • Vink aan dat je akkoord gaat met de Algemene voorwaarden, licentieovereenkomst, en verwerkersovereenkomst.
  • Klik op Aanmaken
  • Gefeliciteerd, de tool is ingericht, en je kunt deze uitrollen binnen je organisatie!
Stap 6 (optioneel) | Inrichting looncomponent voor reiskostenvergoeding
  • Als je deze tool wilt gebruiken voor je reiskosten, dan kan je de stappen hieronder gebruiken als richtlijn om dit in te richten.
  • Let op, doe dit alleen als je zeker weet hoe dit werkt. Anders kan dit verstrekkende gevolgen hebben voor je loonberekening!
  • Wil je hier ondersteuning bij, of heb je andere wensen, neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek!
  • Ga in AFAS Online naar HRM / Organisatie / CAO. Open de CAO / Tabblad 'Looncomponent'
  • Zoek op 'reisdagen' en activeer looncomponent met stamnummer '100.008.529', automatisch worden de andere looncomponent voor reisdagen geactiveerd
  • Op het looncomponent met stamnummer '100.008.530' kan je het aantal reisdagen boeken
  • Optioneel: als je op de loonstrook ook het aantal reisdagen wilt zien open je de eigenschappen van het looncomponent met stamnummer 100.008.530, en selecteer je op tabblad 'Algemeen' bij het veld 'Veld voor aantal' de parameter 'Aantal reisdagen'
  • In het looncomponent met stamnummer '100.008.529' kan je de instellingen voor de reisdagen aanpassen
  • Open looncomponent met stamnummer ‘100.008.529’
  • Ga naar het tabblad ‘Parameter’
  • Afhankelijk van welk looncomponent je momenteel gebruikt, selecteer je hier de juiste ‘parameter selectie’
  • Standaard staat deze op ‘4’, waardoor je de ‘afstand woon-werk (enkele reis) zelf op de medewerker vast moet leggen (of via de adreswijziging mutatie in InSite/Pocket)
  • Zie ook het tabblad ‘toelichting’ voor de werking van het looncomponent
  • Voer ‘afstand woon-werk (enkele reis) bij de medewerker op via: HRM / Medewerker / Medewerker. Open de medewerker / tabblad ‘Looncomponent’ / Nieuw / Zoek looncomponent met stamnummer ‘100.008.529’ op
  • Als je via de tool op dit looncomponent boekt (stamnummer ‘100.008.530’) boek je het aantal reisdagen. Vervolgens wordt automatisch het bedrag berekend wat de medewerker ontvangt aan reiskosten obv reisdagen, aantal kilometers (enkele reis), en het bedrag per kilometer
  • Zie ook de help van AFAS hierover
  • Vergeet ook niet het geactiveerde looncomponent te koppelen aan de journaalstructuur. Zie hiervoor de help van AFAS.