Accountancy- en administratiekantoren hebben ieder jaar een hoop gegevens op te vragen. Denk bijvoorbeeld aan de controle werkzaamheden die komen kijken bij het opstellen van de jaarrekening.
Doordat digitaliseren en online samenwerken steeds normaler wordt wilde EJP in Den Bosch graag de volgende stap maken. Zo wilden ze graag bewerkstelligen dat ze hun stukken makkelijk bij de klant konden opvragen via het OutSite portaal van AFAS. Samen met EJP ontwikkelde Simplex PBCL. Met de PBCL Software van Simplex Connect vraagt EJP nu razendsnel de stukken uit bij de klant.
PBCL in AFAS Bij EJP financial Astronauts
Met de slogan ‘Financial Astronauts’ neemt accountants- en advieskantoor EJP ondernemers en organisaties belangrijk administratief werk uit handen. Zo’n 60 specialisten ondersteunen hen met onder meer financieel en fiscaal advies, accountancy, audits en salarisadministratie. Dit doen zij vanuit de vestigingen in ’s-Hertogenbosch, De Bilt, Amsterdam én Curaçao.
Automatiseren als basis voor groei
EJP maakt al enkele jaren gebruik van de software van AFAS voor het automatiseren en digitaliseren van het kantoor. Financieel, CRM, HRM, Fiscaal, Uren en declaraties. Alles komt samen in AFAS. Met de komst van Peter Hendriks in 2019 zijn de ontwikkelingen in een stroomversnelling gegaan.
Zo worden alle jaarrekeningen begeleid via workflows in InSite en is het klantportaal al meerdere jaren in gebruik om samen te werken met de klant.
Peter Hendriks: “Het mooiste is dat collega’s nu zelf beginnen aan te geven dat er een proces óók in AFAS kan komen. Mensen willen graag werken met AFAS Software”.
PBCL uitdaging
AFAS heeft zelf geen standaard PBCL oplossing. Om stukken op te vragen bij de cliënt moet dossieritem voor dossieritem worden opgestart. Dat is heel erg tijdrovend.
Peter Hendriks: “We hadden AFAS voor het PBCL proces eigenlijk al afgeschreven en waren ons aan het oriënteren op specifieke PBCL software totdat we Simplex Connect tegenkwamen.”
Het grootste nadeel van een externe tool is dat het los staat van AFAS. Dat geeft een hoop nadelen zoals een extra inlog voor je medewerkers, het dubbel bijhouden van je CRM, wennen aan een andere interface, en het ergste: een extra portaal voor je klant.
Zo dicht mogelijk tegen de standaard van AFAS
PBCL werkt zo dicht mogelijk tegen de standaard van AFAS aan. Zo integreert het 100% in InSite & OutSite, wordt er gebruik gemaakt van de projecten en gebruikt PBCL de workflow engine van AFAS. Er zit dan ook geen enkele leercurve aan PBCL, het is intuïtief voor zowel de medewerkers als klanten
Waar de workflow engine wordt gebruikt voor het aanleveren van de bestanden wordt OutSite gebruikt als inlogportaal. De rest doet de PBCL Software: Het opstellen van de templates, het genereren van de vragenlijsten en het bijhouden van de voortgang.
Zo houd jij als AFAS beheerder het volledige gemak van het zelf kunnen configureren van de workflows en word je geholpen op de plekken waar AFAS voor PBCL nog tekort schiet.
Verwachtingen overtroffen
EJP en Simplex hebben samen veel gespard over de eisen en wensen aan PBCL. Niet alleen de wensen van EJP zijn meegenomen maar ook wensen die mogelijk interessant zijn voor andere accountants zijn direct gebouwd in PBCL. Nadat het functioneel ontwerp akkoord was ging Simplex Connect aan de slag.
Peter Hendriks van EJP: “
Simplex Connect kon snel aan de slag. Binnen twee weken kregen we de eerst screenshots te zien. Dat zag er erg goed uit, veel beter nog dan de specifieke systemen die we ook al hadden gezien. Bovendien integreert het naadloos in InSite.
Een week later konden we testen. Het proces zoals we hadden besproken zat er helemaal in, alles werkte en het zag er boven verwachting mooi uit. We hadden nog eens wens in het downloaden van de bestanden. We wilde dat het ook mogelijk was om de nieuwe bestanden sinds de laatste download op te halen.
Dit vond Simplex Connect ook een goede wens en werd in het bestaande budget toegevoegd aan de software.
Het gehele traject van offerte tot aan werkende oplossing duurde nog geen vier weken. Inmiddels hebben we de tientallen klanten uitgevraagd met de nieuwe PBCL software en we zijn erg blij. Onze stukken worden nog sneller aangeleverd en zijn we sneller compleet.”
Wil jij net zoals EJP moeiteloos jouw PBC lijsten opvragen bij de klanten middels OutSite? Bekijk dan onze App PBCL op
Psst, er zijn nog vacatures bij EJP!
EJP is hét lanceerplatform voor financiële hoogvliegers. Enthousiaste avonturiers die Den Bosch, De Bilt, Amsterdam of Curaçao als basis voor hun carrière. Lijkt het jou leuk om te werken bij EJP in Den Bosch of zit je toch liever in Curaçao? Bekijk de vacatures op www.ejp.nl
