CSR in AFAS.
AFAS en werkgebonden personenmobiliteit
AFAS biedt ontzettend veel, en met de Profit 2 update wordt wagenpark hernoemd naar Mobiliteit. Ook komt mobiliteit standaard beschikbaar op InSite én komt er een Enquête functionaliteit voor het opvragen van de woon-werkmobiliteit van één periode.. Veel is standaard mogelijk, maar niet alles.
Concreet moet je over 4 assen gegevens verzamelen
- Lease en/of eigen wagenpark
- Mobiliteitsdienstverleners
- Declaraties
- Woon-werkmobiliteit
Juist in de woon-werkmobiliteit is nu geen fijne oplossing in AFAS als je op ritniveau wilt rapporteren. Gelukkig heeft Simplex de oplossing. Onze oplossing “Dagboeken” ontwikkelde wij ruim 4 jaar geleden in het kader van de registratie van thuiswerkvergoeding en woon-werkvergoeding. De afgelopen tijd is deze applicatie erg in trek. Met meer dan 10.000 dagelijkse gebruikers op zowel de InSite pagina als de app op Android/Apple is Dagboeken niet meer weg te denken. Met de verplichting voor het rapporteren over werkgebonden mobiliteit per 2024 is Dagboeken volledig geupdated. Met Dagboeken zorg jij voor een sluitende doorlopende woon-werkmobiliteit registratie inclusief verwerking naar payroll.
Wat is dagboeken?
Dagboeken is een laagdrempelige Add-on bovenop AFAS software. Het stelt je in staat om per dag aan te geven wat voor reisbeweging je hebt gedaan. Heb je thuisgewerkt of op kantoor gewerkt? En als je op kantoor hebt gewerkt: hoe heb je dan gereisd?
Voor een sluitende CSR rapportage moet je voor de woon-werk mobiliteit het type vervoersmiddel/brandstof vastleggen. We ondersteunen de volgende opties welke je naar wens uit of aan kunt zetten.
- Auto, benzine
- Auto, diesel
- Auto, Plug-in
- Auto, 100% elektrisch
- Auto, anders
- Motorfiets benzine
- Motorfiets, elektrisch
- Scooter, benzine
- Scooter, elektrisch
- Fiets of lopend
- Openbaar vervoer
Iedere dag kan de medewerker één keuze maken in een handige kalender. Niet-roosterdagen, verlofdagen en verzuimdagen kunnen desgewenst geblokkeerd worden.
Kilometers afhankelijk van reisbeweging
De kilometers kunnen uiteraard afhankelijk zijn van de reisbeweging. Met onze Google Maps integratie kunnen we per medewerker de kilometers berekenen per type vervoersmiddel. Op deze manier kan het zijn dat je lopend een kortere reisafstand hebt dan met de auto. Op deze manier rapporteer je écht zuiver.
Met Simplex Flow berekenen we automatisch voor nieuwe medewerkers én bij een adreswijziging voor de verschillende reismethoden de kilometers. Dit schrijven we vervolgens netjes terug in een loonparameter van AFAS zodat dit gebruikt kan worden in de loonmutaties. Op deze manier kan de medewerker in ‘dagboeken’ kiezen hoe er gewerkt is. Thuis, op kantoor met de auto of op kantoor met de fiets.
Integratie payroll
Als extraatje heeft Dagboeken als meerwaarde dat er een directe koppeling is naar de salarisadministratie. Zo hoef je je ook niet meer druk te maken om declaraties, of analyses voor het aantal thuiswerkdagen/reisbewegingen. De gebruiker legt het vast, en de rest gaat automatisch via de payroll van AFAS.
Volledige registratie of enquête periode
Veel bedrijven kiezen voor een doorlopende registratie. Dit is met name van toepassing als er ook een vergoeding (loonmutatie) van toepassing is. Met dagboeken boek je namelijk direct de vergoeding in de loonverwerking. De verloning van woon-werkvergoeding en thuiswerkvergoeding is hierdoor volledig geautomatiseerd.
Dagboeken is echter ook bijzonder goed in te zetten als enquete periode. Zo kun je één week of meerdere weken openzetten om zo het reisgedrag van jouw medewerkers in kaart te brengen.
Volledig geborgd in InSite of via onze eenvoudig te koppelen app.
Met Profit 2 brengen we uiteraard ook de koppeling naar het vervoersmiddel aan in de loonmutatie zodat de AFAS dashboards goed lopen.
Let op: AFAS heeft aangegeven ook een Enquête mogelijkheid te gaan bieden. Heb je geen behoefte aan doorlopende registratie en betaal je woon-werk of thuiswerkvergoeding niet uit? Dan is ons advies om te wachten op de Enquête optie van AFAS.
Aan de slag
Lees je als organisatie goed in. De handreiking is de perfecte manier om de kennis tot je te nemen. Op de themapagina van AFAS vind je alle informatie over wat AFAS uit zal leveren.
In november en december hebben wij nog een team van consultants klaarzitten om dagboeken voor jouw organisatie in te stellen. Zo ben jij voor de jaarovergang klaar voor de rapportage van de woon-werk mobiltiteit.
