Het volgende stappenplan wordt doorgelopen voor het plaatsen van PBCL

1. Controleren of aanmaken klantgroepcode
2. Importeren vrij velden op project
3. Aanmaken type dossieritem en aanmaken vrij velden
4. (optioneel) inrichten vrije autorisatiegroep PBCL
5. Configuratie workflow PBCL item
6. (optioneel) inrichten Signaal
7. Type integratiepagina aanmaken
8. Importeren GetConnectoren en vervangen velden
9. Doorgeven sleutelvelden aan Simplex Connect
10. Aanmaken en autoriseren InSite pagina’s
11. Flow account aanmaken en in planning zetten

1         Controleren of aanmaken klantgroepcode

Simplex PBCL biedt ondersteuning voor werken met klantgroepcodes. Indien een relatie is gekoppeld aan een klantgroepcode kan direct voor alle projecten met dezelfde klantgroepcode de PBCL worden opgestart.

Voorbeeld:

• 1000 Jansen Verpakking heeft als klantgroep 1000
• 1002 Jansen Pensioen heeft als klantgroep 1000
• 1003 Jansen Vastgoed heeft als klantgroep 1000

Als je dan een PBCL lijst genereert voor 1002 dan krijg je ook direct de mogelijkheid om ze voor 1000 en 1003 te genereren.

In sommige templates van AFAS is dit veld standaard aanwezig. Open de management tool, kies Organisatie/persoon / Kies verkooprelatie

Controleer of de klantgroepcode al bestaat.

Zo niet maak deze aan conform onderstaande specificaties:

2         Importeren vrij velden op project

Op het project wordt de voortgang bijgehouden van de aanlevering. Hiervoor werken we met standaard vrije velden welke je importeert.

Open de management tool, Kies project, open project, kies importeren

Importeer de vrije velden uit het bestand Management tool Project.fie

Plaats de vrije velden naar wens op een tabblad of plaats ze in een weergave. Zorg ervoor dat deze informatie niet wijzigbaar is.

3         Aanmaken type dossieritem en aanmaken vrij velden

Iedere vraag wordt een nieuw dossieritem in AFAS. Hiervoor maken we een nieuw type dossieritem aan.

• Ga naar CRM / Dossier / Inrichting / Type Dossieritem
• Kies Nieuw
• Neem de instellingen over van onderstaande screenshots

3.1         Vrij velden

Maak de volgende 2 vrije velden aan en noteer de GUIDS. Deze heb je later nodig.

• Ga naar de management tool / Dossier/ Vrije velden PBCL item
• Maak de volgende 2 items aan conform de screenshot
• Noteer de veldnaam GUID van beide velden.
• Plaats ze desgewenst in een tabblad.

4         (optioneel) inrichten vrije autorisatiegroep PBCL

Standaard kun je ervoor kiezen ieder PBCL item op te vragen bij de beheerder of medewerker van de klantportal. Je kunt ook kiezen om te werken met een vrije autorisatierol. Hiermee kun je specifiek op contactpersoon aangeven wie de PBCL mag zien en mag beantwoorden.

Hoe dit in te richten kun je lezen op de AFAS help https://help.afas.nl/help/NL/SE/Out_Config_Auth_Site_Role_Add.htm

5         Configuratie workflow PBCL item

Je kunt de workflow naar eigen inzicht inrichten.

Een paar tips

1. Gebruik de workflowstatus tabel zodat je goed inzicht hebt in de items
2. Bepaal of iedere aanlevering beoordeeld moet worden en of het ook afgekeurd kan worden
3. Zorg voor een strakke inrichting van zowel de InSite als Outsite pagina

Voorbeeld:

6         (optioneel) inrichten Signaal

Standaard sturen we geen berichtgeving naar de relatie als er een PBCL vragenlijst gereed is. Wil je dit toch graag? Maak dan een signaal waarbij je de PBCL items verdicht per project. Stuur vervolgens een nieuwe workflow in waarbij er een mailtje wordt gestuurd vanuit AFAS naar de portalgebruiker.

7         Type integratiepagina aanmaken

1. Ga naar Algemeen / In & OutSite / Type pagina /
2. Kies nieuw Type integratie
3. Maak de PBCL integratie aan.
4. Noteer de publiek en geheime sleutel. Deze heb je nodig in een volgende stap.

8         Importeren GetConnectoren en vervangen velden

1. Ga naar Algemeen / Beheer/ GetConectoren
2. Importeer de getConnectoren

• gcn
• gcn
• gcn
• gcn

3. Loop de GetConnectoren door en vervang de vrije velden op het dossier/project
4. Controleer tevens of de filters goed staan. Mogelijk moet je een ander type dossieritem aangeven.
5. Maak een nieuwe AppConnector aan
6. Plaats deze GetConnectoren in AppConnector
7. Kies bij Updateconnector voor Project en Dossier
8. Maak een Token aan. Let erop dat je hier kiest voor een systeemgebruiker met voldoende rechten (rechten op creëren van dit type dossieritem)
9. Noteer de token. Deze heb je later nodig.

9         Doorgeven sleutelvelden aan Simplex Connect

Noteer de volgende data en geef deze door aan jouw simplex Connect contactpersoon

10    Aanmaken en autoriseren InSite pagina’s

Maak de volgende pagina’s aan: (Insite, Nieuw/ Pagina / PBCL integratie/ )

• PBCL Template: pbcl.simplexconnect.nl/#/templates

• PBCL Genereer: simplexconnect.nl/#/generate

• PBCL Download: simplexconnect.nl/#/

Maak een mooie portal pagina met linkjes naar de PBCL pagina’s, inspiratie:

11    Flow account aanmaken en in planning zetten

Laat een Flow Account registreren door de Simplex Connect collega’s. Zij plaatsen vervolgens de standaard flow erin en schedulen het proces 1x per uur.

12    User handleiding PBCL

12.1     Klantgroepen

PBCL werkt feilloos samen met jullie klantgroep. Iedere klant die aan een klantgroep is gekoppeld wordt ingestuurd op de klantgroep. Controleer altijd goed over de relaties gekoppeld zijn aan de juiste klantgroep. Op de klangroep maak je alle contacten en rechten aan. Dit werkt het eenvoudigste in Profit.

Let erop dat je de hoogste ook aan zichzelf koppelt.

Let op: Er is 1 hierarchie, je kunt hier geen holdingstructuren uittekenen.

12.2     Contactpersoon toegang geven.

De contactpersonen kun je aanmaken via InSite of Profit. Controleer altijd of de persoon al bestaat en hergebruik die persoon.

De contactpersonen voeg je toe op de klantgroep.

Aan rechten geef je uiteraard outsite rechten. Bij rollen geef je PBCL verantwoordelijke op.

Je mag meerdere PBCL verantwoordelijke opgeven. Alle PBCL verantwoordelijken krijgen een e-mail.

12.3     Templates beheren

Een template is een algemene template. Je kunt een onbeperkt aantal templates maken door op het plusje te klikken

Iedere template heeft een titel met daarbinnen categorieën en vragen.

Binnen een template kun je een onbeperkt aantal categorieën maken met een onbeperkt aantal vragen.

Met de pijltjes kun je de sortering beïnvloeden, dit heeft effect op de uiteindelijke download van de bestanden.

Een template kun je altijd aanpassen.

12.4     Vragenlijst genereren

Een vragenlijst wordt voor 1 project gegenereerd

Er kan maar 1 vragenlijst worden gemaakt

Per Project houden we de voortgang bij. De voortgang wordt iedere 15 minuten bijgewerkt in de testopstelling. In de productieopstellingen gaan we naar 1x per uur

Om een nieuwe vragenlijst te genereren selecteer je het project. Je ziet alle projecten van Audit die nog niet zijn afgesloten of eerder zijn gegenereerd.

Een vragenlijst start je op o.b.v. een template of een historische gegenereerde vragenlijst binnen dezelfde klantgroep

Na het inladen van de template kun je de vragenlijst nog helemaal naar je hand zetten. Je kunt categorieën & vragen verwijderen, hernoemen, verplaatsen of toevoegen

De mail naar de klant wordt +/- binnen 4 uur gestuurd, de mail wordt namelijk via een AFAS signaal gestuurd. Indien dit sneller moet kan dit ingeregeld worden via extra taakplanners in AFAS.

12.5     Vragen beoordelen

Alle vragen komen op de portal van de klant. De klant levert de vragen aan door een reactie te geven. De bijlage wordt opgeslagen in AFAS.

Na aanlevering komt deze – via de ingestelde workflow- bij de assistent accountant. Op de PBCL pagina onder “Mijn PBCL taken” zie je alle taken.

Je kunt deze openen en beoordelen.

12.6     Inzicht

Eens per uur worden alle projecten geüpdatet m.b.t. de PBCL items. Key-inzichten zijn direct zichtbaar.

Een volledige audit trail kun je terugvinden in de afzonderlijke items.

12.7     Downloaden

Wanneer een project opgeleverde items heeft kun je deze downloaden. Je kunt ook aangeven dat alleen items na de vorige download (of andere datum) worden gedownload. Je kunt besluiten om alles te downloaden, één categorie, of één vraag

12.8     FAQ

• Kan ik tussentijds een vragenlijst opslaan?

Nee, je kunt wel templates tussentijds opslaan en later verder gaan. De vragenlijst rond je in één sessie af.

• Kan ik alvast vragen voor volgend jaar aanmaken?

Dat kan middels een nieuwe template. Niet klantspecifiek.

• Kan ik later vragen toevoegen aan een reeds gegenereerde klantenlijst?

Nee, dat is niet mogelijk. Deze gegevens dienen buiten het systeem om opgevraagd te worden

• Hoeveel bijlagen kan het systeem aan?

Een paar honderd bestanden is geen probleem. Een klant kan maximaal 75MB per bestand aanleveren.. Het limiet voor het downloaden van een PBCL .zip bestand ligt rond de 200 MB. Let erop dat het opbouwen van zo’n groot bestand even kan duren.

13    Beperkingen PBCL

• Indien een projectnummer wijzigt nadat de vragen zijn gegenereerd kan het project dubbel gegenereerd worden
• Indien een projectnummer wijzigt nadat de vragen zijn gegenereerd kunnen de bijlagen niet meer gedownload worden
• Indien een vragenlijst is gegenereerd kun je geen vragen extra toevoegen
• Indien tijdens de generatie de vragenlijst wordt afgebroken door het scherm te sluiten moet je opnieuw de vragenlijst maken.